Information zur Verwendung und Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten in der Personalverwaltung der Stadt Frankfurt am Main – Branddirektion

Mit diesen Hinweisen informieren wir Sie über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten aus Anlass der Begründung bzw. Durchführung eines Ausbildungs-, Praktikanten-, Dienst- oder Beschäftigungsverhältnisses durch die Stadt Frankfurt am Main im Rahmen der Personalverwaltung. Anlassbezogen erfolgt eine Verarbeitung im Personalwesen, u.a. für Personalservice, Personalabrechnung und Personalkosten, Personalbedarfsplanung, Personalbeschaffung bzw. Personalmarketing, Personaleinsatz, Personalentwicklung, Personalorganisation, Personalbetreuung, Personalbeurteilung, Personalverwaltung, Personalwirtschaftskontrolle und Personalcontrolling.

 

1 Verantwortlicher für die Verarbeitung personenbezogener Daten

Stadt Frankfurt am Main,
vertreten durch den Magistrat
- Personal- und Organisationsamt -
Münchener Straße 1
60329 Frankfurt am Main
Telefax: (069) 212-37854
E-Mail: Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein.

 

2 Datenschutzbeauftragte/r

Sie erreichen den/die Datenschutzbeauftragte/n der Stadt Frankfurt am Main per Post, Telefax oder E-Mail unter:

Referat Datenschutz und IT-Sicherheit (11B)
Sandgasse 6
60311 Frankfurt am Main
Telefax: (069) 212-30771
E-Mail: Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein.

 

3 Zwecke und Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung
Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten unter Beachtung der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) und des Hessischen Datenschutz- und Informationsfreiheitsgesetzes (HDSIG).

Ihre personenbezogenen Daten werden im Rahmen der Personalverwaltung ausschließlich für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses erhoben. Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt auf Grundlage der Regelungen des § 23 HDSIG für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses, wenn dies für die Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses oder nach Begründung des Beschäftigungsverhältnisses für dessen Durchführung, Beendigung oder Abwicklung sowie zur Durchführung innerdienstlicher, planerischer, organisatorischer, sozialer und personeller Maßnahmen erforderlich ist.

Bewerberinnen und Bewerber für ein Beschäftigungsverhältnis sowie Personen, deren Beschäftigungsverhältnis beendet ist, gelten als Beschäftigte i. S. d. HDSIG.

 

4 Empfänger personenbezogener Daten

4a Bei Dienst- oder Beschäftigungsverhältnissen

Zur Erfüllung unserer Aufgaben bzw. gesetzlicher Anforderungen kann es ggf. notwendig sein, Ihre Daten auch an Dritte weiterzugeben. Empfänger von personenbezogenen Daten können insbesondere sein:

• Sozialversicherungsträger (Deutsche Rentenversicherung/ZfA und ZSS sowie GKV: verschiedene AOK, BKK, IKK u. Ersatzkassen)
• Zusatzversorgungseinrichtungen (ZVK Frankfurt, verschiedene berufsständige Versorgungseinrichtungen)
• Verschiedene Banken, Sparkassen, Bausparkassen, soziale Einrichtungen, Gläubiger
• Hess. Statistisches Landesamt
• Bundeszentralamt für Steuern
• Finanzverwaltung (Betriebsstättenfinanzamt)
• Bundesagentur für Arbeit
• Landeswohlfahrtsverband
• Unfallversicherungsträger
• Betriebssportverband
• Kursleitungen/Referenten/innen
• Drittanbieter von Fortbildungen

Hiervon ausgenommen sind die personenbezogenen Daten von externen Bewerberinnen/Bewerbern im Auswahlverfahren/Stellenbesetzungsverfahren.

[…]

4b Im Stellenbesetzungsverfahren

Alle am Stellenbesetzungsverfahren Beteiligten können Einsicht in die Bewerbungsunterlagen/-daten nehmen, einschließlich Frauen-/Gleichstellungsbeauftragte, Personalrat und ggf. Schwerbehindertenvertretung.

 

5 Kategorien und Umfang der Verarbeitung personenbezogener Daten, dazu gehören, sofern zutreffend:

• Stammdaten (wie z. B. Name, Vorname, Kontaktdaten, Geburtsort und -datum, Geschlecht, Familienstand, Staatsangehörigkeit, Daten zu Behinderung, Passbild),
• Bewerbungsdaten (wie z. B. Kontaktdaten, Bewerbungsunterlagen),
• Gesundheitsdaten (wie z. B. Angaben zu Vorerkrankungen oder Operationen, ärztliche Befunde, Daten im Rahmen von arbeitsmedizinischen bzw. amtsärztlichen Untersuchungen bzw. Vorabeinschätzungen),
• Personalverwaltungsdaten (wie z. B. Wiedervorlagedaten, Daten im Rahmen von Terminen bei der Arbeitsmedizin, Nebentätigkeiten, Fehlzeiten, Jubiläums- und Dienstabschiedsdaten, Daten zum JobTicket, Fortbildungsdaten),
• Beurteilungsdaten,
• Daten für das Betriebliche System Leistungsentgelt bei der Stadt Frankfurt am Main (wie z. B. Bewertungssystem und -zeitraum, Zieldefinition (Zielvereinbarung) bzw. Kriterien der systematischen Leistungsbewertung, Punktwert, Begründung),
• Daten zur Stellenverwaltung (wie z. B. Amts/-oder Dienstbezeichnung, Vertretungskennzeichen, Beschäftigungsmerkmal, Arbeitszeit) und
• Abrechnungsdaten (wie z. B. Personalnummer, Bezahlungsgruppe, Arbeitszeit, Anschrift, Bankverbindung, Sozialversicherung, Kosten-stelle, Kinderfreibeträge, Konfession, Steuerklasse, Kursbeiträge).

Wir unterhalten aktuelle technische Maßnahmen zur Gewährleistung des Schutzes personenbezogener Daten im Sinne der Art. 25 und 32 DS-GVO. Diese werden dem aktuellen Stand der Technik jeweils angepasst.

 

6 Dauer der Datenspeicherung

Es erfolgt eine Löschung Ihrer personenbezogenen Daten, sobald diese für die o. g. Zwecke nicht mehr erforderlich sind. Des Weiteren erfolgt eine Speicherung von personenbezogenen Daten aufgrund und innerhalb von gesetzlichen Aufbewahrungsfristen.

Diese ergeben sich für uns u. a. aus dem Handelsgesetzbuch (HGB), der Abgabenordnung (AO), dem Einkommensteuergesetz (EStG), der Verordnung über die Erfassung und Übermittlung von Daten für die Träger der Sozialversicherung (DEÜV), dem Gesetz zur Verbesserung der betrieblichen Altersversorgung (BetrAVG), dem Sozialgesetzbuch (SGB).

 

7 Betroffenenrechte

Sie können unter der in Ziffer 1 genannten Adresse Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten verlangen. Darüber hinaus können Sie unter bestimmten Voraussetzungen die Berichtigung oder die Löschung Ihrer Daten verlangen. Ihnen kann weiterhin ein Recht auf Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten zustehen. Es besteht ferner ein Recht auf Herausgabe der von Ihnen bereitgestellten Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format.

 

8 Beschwerderecht

Im Falle einer Beschwerde können Sie sich an den/die Datenschutzbeauftragte/n (s. o.) oder an unsere Datenschutzaufsichtsbehörde wenden:

Der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit
Referat 2.3
Postfach 3163
65021 Wiesbaden
Telefon: (0611) 1408-0
https://datenschutz.hessen.de/über-uns/kontakt